RSVP-Gaesteinladungen sind nuetzlich, wenn eingeladene Gaeste ihre Teilnahme bestaetigen sollen, bevor sie finalen Zugang erhalten. Das passt gut zu VIP-Dinners, Partner-Events, Business-Events, Presseterminen und begrenzten Gaestekontingenten.
Ein RSVP-Flow gibt dir mehr Kontrolle, als wenn du jedem Gast sofort ein finales Ticket sendest.
RSVP nutzen, wenn Bestaetigung wichtig ist
RSVP ist sinnvoll, wenn:
- Die Kapazitaet begrenzt ist.
- Gaeste Begleitpersonen mitbringen koennen.
- Du Informationen zu Ernaehrung, Rolle oder Barrierefreiheit brauchst.
- Sponsoren oder Partner Einladungslisten liefern.
- Du ungenutzte Gasttickets vermeiden willst.
Wenn jede eingeladene Person Zugang ohne Bestaetigung erhalten soll, kann ein direktes Gastticket einfacher sein.
Einladungsregeln festlegen
Entscheide vor dem Senden von RSVP-Einladungen:
- Wer die Einladung erhaelt.
- Ob Gaeste fuer eine oder mehrere Personen annehmen koennen.
- Welches Ticket oder welche Zugangsart nach Annahme erstellt wird.
- Ob benutzerdefinierte Felder erforderlich sind.
- Was passiert, wenn die Kapazitaet erreicht ist.
Formuliere die Einladungs-E-Mail klar, damit Gaeste wissen, ob sie bereits ein Ticket haben oder noch annehmen muessen.
Antworten verfolgen
Pruefe angenommene, abgelehnte und unbeantwortete Einladungen vor dem Event. Fasse bei wichtigen Gaesten nach, die noch nicht geantwortet haben.
Bei stark nachgefragten Events koennen RSVP-Antworten helfen, ungenutzte Kontingente wieder an Partner oder den oeffentlichen Verkauf freizugeben.
RSVP mit E-Mail-Vorlagen verbinden
Gast-RSVP-Flows haengen von klaren Einladungs- und Antwort-E-Mails ab. Pruefe die relevanten Vorlagen, bevor du im grossen Umfang sendest.