Gasten in bulk importeren is handig wanneer je gastenlijst al in een spreadsheet of partnerbestand staat. Het bespaart tijd, maar alleen als de data schoon is voordat je importeert.
Bereid het bestand zorgvuldig voor voordat je uitnodigingen of gasttickets verstuurt.
Maak de bronlijst eerst schoon
Controleer voor import:
- Namen zijn gesplitst of consistent opgemaakt.
- E-mailadressen zijn geldig.
- Dubbele gasten zijn verwijderd.
- Partner- of categorielabels zijn duidelijk.
- Ticketaantal of allocatie klopt.
- Speciale opmerkingen zijn nog relevant.
Importeer geen oude lijsten zonder controle. Verouderde gastdata zorgt voor supportwerk en kan toegang naar de verkeerde mensen sturen.
Koppel gasten aan het juiste event
Gastenlijsten horen bij een specifiek event. Zorg dat je in het juiste event en de juiste organisatie importeert voordat je opslaat.
Moet een persoon meerdere events bezoeken, bepaal dan of die persoon losse eventtoegang nodig heeft of een breder ticketproduct.
Bepaal of je direct verstuurt
Na import wil je de lijst mogelijk eerst controleren voordat je iets verstuurt. Dat is veiliger voor sponsorlijsten, perslijsten of gastdata die uit meerdere teams komt.
Moeten gasten aanwezigheid bevestigen, importeer ze dan in een RSVP-flow in plaats van direct definitieve gasttickets te versturen.
Houd intern eigenaarschap duidelijk
Wijs bij grotere events een eigenaar toe per gastsegment. Dat maakt last-minute vragen makkelijker: pers, sponsors, VIP en staff moeten niet allemaal vanuit informele spreadsheets worden beheerd.