Les invitations RSVP sont utiles lorsque les invites doivent confirmer avant que leur presence soit finale. Cela fonctionne bien pour diners VIP, evenements partenaires, evenements corporate, moments presse et allocations invitees limitees.
Un flux RSVP donne plus de controle que l'envoi immediat d'un billet final a chaque invite.
Utiliser RSVP quand la confirmation compte
Le RSVP est utile lorsque :
- La capacite est limitee.
- Les invites peuvent venir avec des accompagnants.
- Vous avez besoin d'informations alimentaires, de role ou d'accessibilite.
- Des sponsors ou partenaires fournissent des listes.
- Vous voulez eviter les billets invites non utilises.
Si chaque personne invitee doit recevoir un acces sans confirmation, un billet invite direct peut etre plus simple.
Definir les regles d'invitation
Avant envoi, decidez qui recoit l'invitation, combien de personnes peuvent accepter, quel type de billet est cree apres acceptation, quels champs sont requis et ce qui se passe lorsque la capacite est atteinte.
L'e-mail doit indiquer clairement si l'invite a deja un billet ou doit encore accepter.
Suivre les reponses
Relisez les invitations acceptees, refusees et sans reponse avant l'evenement. Relancez les invites importants qui n'ont pas repondu.
Pour les evenements tres demandes, les reponses RSVP peuvent aider a remettre des allocations inutilisees a disposition des partenaires ou de la vente publique.
Relier RSVP aux modeles e-mail
Les flux RSVP dependent d'invitations et reponses claires. Relisez les modeles pertinents avant un envoi a grande echelle.