Capaciteit is de controlelaag achter je ticketstrategie. Het bepaalt hoeveel mensen naar je event kunnen, hoeveel tickets een specifiek tickettype mag verkopen en hoeveel tickets een koper in een order kan plaatsen.
Stel capaciteit in voordat je event live gaat. Dan is de logica nog eenvoudig te controleren en voorkom je handmatige correcties tijdens een drukke verkoopstart.
Voordat je begint
Bepaal eerst de echte limiet van je locatie of operatie. Ticketcapaciteit mag nooit boven wat je event aankan uitkomen, tenzij je bewust met gedeelde capaciteit werkt.
Kies de eventcapaciteit
Eventcapaciteit is het totale plafond. Als je locatie 600 bezoekers aankan, zet dat aantal als hoofdlimiet. Daarmee voorkom je dat het event meer verkoopt dan je deurteam, locatie of productieplan aankan.
Gebruik eventcapaciteit voor:
- strikte locatielimieten;
- zalen of area-limieten;
- operationele limieten voor personeel, scanners of entreebanen;
- tijdslot-events waarbij elk blok een duidelijke maximumcapaciteit heeft.
Laat je eventcapaciteit leeg, dan kunnen tickettypes nog steeds eigen limieten hebben. Dat kan bij kleine events werken, maar het geeft je team minder bescherming tegen totale overselling.
Stel capaciteit per tickettype in
Tickettype-capaciteit beperkt een specifieke tier. Je kunt bijvoorbeeld VIP op 50 tickets zetten, Early Bird op 100 tickets en Regular op 450 tickets.
Dit is handig wanneer het tickettype iets schaarss vertegenwoordigt:
- VIP-toegang met een kleinere area;
- early-bird tickets met beperkte promotie;
- partnertickets met vaste allocatie;
- tafel- of groepstickets die meerdere plekken innemen;
- dagtickets voor een meerdaags event.
Moet een tickettype de volledige eventcapaciteit kunnen gebruiken, laat dan de ticketcapaciteit leeg of gebruik de optie voor volledige eventcapaciteit. Dan concurreert het ticket binnen de totale eventlimiet in plaats van met een losse cap.
Beperk tickets per order
Het maximum aantal tickets per order stuurt koopgedrag. Het vervangt capaciteit niet, maar voorkomt dat een enkele order te veel van een release inneemt.
Gebruik een orderlimiet wanneer:
- de vraag hoog is en je eerlijkere toegang wilt;
- een ticket maar in kleine aantallen gekocht mag worden;
- je schonere bezoekerdata nodig hebt;
- partners beter met eigen codes kunnen werken dan met de publieke voorraad.
Een publieke Early Bird kan bijvoorbeeld 100 tickets hebben met maximaal 4 per order. Zo blijft de release beperkt en kan een koper de volledige wave niet leegtrekken.
Gebruik groepsaantallen wanneer tickets samen verkocht worden
Groepsaantallen zijn iets anders dan een maximum per order. Een maximum zegt: "je mag tot dit aantal kopen". Een groepsaantal zegt: "dit ticket wordt in vaste sets verkocht".
Gebruik vaste groepsaantallen voor:
- 4-pack vriendentickets;
- tafelverkoop;
- teambundels;
- pakketten voor bedrijfsuitjes.
Is het groepsaantal 5, dan koopt de koper in veelvouden van 5. Zorg dat je capaciteit door dat aantal deelbaar is, anders kunnen de laatste tickets lastig netjes verkocht worden.
Test capaciteitssituaties
Test voor launch de drie meest voorkomende situaties:
- Een koper probeert meer dan het ordermaximum te kopen.
- Een tickettype bereikt de eigen capaciteit.
- Het event bereikt de totale capaciteit terwijl sommige tickettypes nog beschikbaar lijken.
Het doel is niet alleen overselling voorkomen. De koper moet ook begrijpen wat er in de shop gebeurt: beschikbaar, beperkt, uitverkocht of nog niet in verkoop.
Veelgemaakte fout
Gebruik ticketcapaciteit niet als vervanging voor eventcapaciteit. Is je echte eventlimiet 600, zet die dan eerst op eventniveau. Gebruik daarna ticketcaps om de mix binnen dat totaal te sturen.
Wat is de volgende stap?
Staat capaciteit goed, voeg dan kortings- of toegangscodes toe voor doelgroepen die niet uit de publieke ticketvoorraad moeten kopen.