Een event publiceren maakt de setup klaar voor kopers of genodigden. Pauzeren en archiveren zijn verschillende acties: pauzeren is meestal tijdelijk, terwijl archiveren bedoeld is voor events die geen dagelijkse aandacht meer nodig hebben.
Gebruik eventstatus bewust, zeker wanneer er al orders, gasten of campagnes bestaan.
Publiceer wanneer de basis klaar is
Controleer vóór publicatie:
- Eventnaam, datum, tijd en venue.
- Tickettypes en prijzen.
- Capaciteit en verkoopvensters.
- Betaalmethoden voor betaalde events.
- Support- en financegegevens op organisatieniveau.
- Eventpagina-copy en branding.
- Voorwaarden, refundbeleid of kopersinformatie waar relevant.
Te vroeg publiceren kan verwarring bij kopers veroorzaken. Te laat publiceren kan campagnes, gastuitnodigingen en partnercommunicatie vertragen.
Pauzeer wanneer verkoop tijdelijk moet stoppen
Pauzeer of verberg verkoop wanneer je tijd nodig hebt om een setup te corrigeren, vraag te onderzoeken, een venuewijziging te verwerken of met partners af te stemmen.
Gaat het maar om één tickettype, dan is het meestal schoner om dat tickettype te beheren in plaats van het hele event te pauzeren. Lees daarvoor Tickettypes & releases instellen.
Archiveer wanneer het event niet meer actief is
Archiveren houdt de actieve workspace overzichtelijk nadat een event voorbij is of niet meer beheerd wordt. Archiveer een event niet alleen omdat de ticketverkoop is afgelopen als je team nog makkelijk toegang nodig heeft tot gasten, orders, rapportages of follow-upcampagnes.
Controleer vóór archiveren of finance-, support- en rapportageprocessen voldoende afgerond zijn voor je team.
Communiceer wijzigingen duidelijk
Het wijzigen van eventzichtbaarheid of verkoopstatus kan invloed hebben op kopers, partners en medewerkers. Was het event al publiek, stem statuswijzigingen dan af met duidelijke communicatie zodat mensen begrijpen wat er is gebeurd en wat ze moeten doen.